Cómo funciona el sistema de contabilidad de Alphabet Soft

La red de calzado Alphabet está orgullosa de su sistema de contabilidad, diseñado específicamente para las necesidades de la empresa. Este sistema simplifica muchos procesos, salva a los empleados de la rutina de papel innecesaria y ayuda al comprador a encontrar exactamente el producto que necesita. Junto con los representantes de la compañía Alphabet, la revista Shoes Report siguió las etapas principales de trabajo con el producto para ver con sus propios ojos cómo las tecnologías modernas ayudan a que el negocio sea más eficiente.

El sistema de contabilidad "Alfavit-Soft" se basa en la base de datos "1C", pero los programadores corporativos lo perfeccionan y ajustan constantemente a las necesidades de la red de calzado. Contiene varios elementos que facilitan enormemente el trabajo de los gestores de Alphabet y permiten no perder tiempo en trámites innecesarios. Uno de estos complementos es el poéticamente llamado "Blue Scroll", que consta de una variedad de informes, desde el análisis de los rechazos de los proveedores hasta los informes de ventas. Su principal característica es que todos los informes se generan de forma automática y, si es necesario, se envían a los proveedores en el mismo modo automático en un día determinado de la semana.

El sistema Alfavit-Soft cubre todos los procesos vitales de una empresa de calzado: pedir mercancías a los proveedores, recibirlas en el centro logístico y en la oficina de división subordinada, distribuir las mercancías a las tiendas, hacer inventario y venderlas al cliente final. Los detalles de todos estos procesos se pueden ver en cualquier momento en el sistema y en el chat corporativo, que también forma parte de "Alphabet-Soft". Un control tan grande y que no requiere mucho tiempo fue posible gracias a la automatización de procesos, que tiene sus propias características en la red Alphabet. Junto con el CEO de la cadena, Andrey Shirokov, seguimos las etapas principales del trabajo con los productos y comprendimos exactamente cómo las tecnologías modernas hacen posible facilitar la contabilidad en una gran empresa.

Primera etapa: recepción de mercancías. Los productos de los proveedores llegan primero a la sucursal de la empresa.

"Alfabeto". Y dado que la empresa colabora con un total de 50 socios, la entrega de la mercancía al centro logístico "Alphabet" se produce por convenio y de forma planificada, lo que ayuda a evitar trabajos urgentes. Al aceptar la mercancía, la persona de turno en la oficina de división no solo redacta los documentos necesarios, sino que también anota en el chat de servicio de la empresa y en el sistema Alphabet-Soft, a qué hora y cuándo llegó el proveedor, cuántos pares trajo y qué empleado participará en la división de la mercancía. si el tiempo de entrega está vencido, si

precios y determina a partir de la foto si este es el modelo que ordenó la empresa. En caso de discrepancias, el oficial de servicio se pone en contacto con el gerente que lidera el proveedor, y la aclaración adicional de las circunstancias recae sobre los hombros del empleado responsable de la empresa. Si se cumplen todos los plazos de entrega, la información se ingresa en el sistema "Alphabet-Soft" y luego ingresa en el informe correspondiente, que se compila en este sistema automáticamente.

Segundo paso: codificación de barras. Tras verificar que el artículo coincide con el pedido, el responsable de inventario le asigna un código especial que incluye no solo el número de artículo, sino también el color y, sobre todo, la talla. La etiqueta de código de barras también incluye el número de identificación personal del empleado que la aplicará.

etiquetas en cajas, y se aplica el símbolo de la tienda a la que irá el vapor. Con base en esta información, el gerente compila una tarjeta de producto para la base de datos Alphabet-Soft. Los códigos de barras se imprimen en una impresora de alta velocidad y se entregan al personal del almacén, que etiquetará las cajas de zapatos.

Tercer paso: fotografía para la tienda online. Tras introducir los datos del modelo en la base de datos e imprimir las bandas con códigos de barras únicos, el responsable lleva la parka al estudio fotográfico ubicado en la misma oficina de la división. Allí, fotografían al modelo en formato 3D para subir las imágenes a la página web de la tienda online de Alphabet.

Cuarta etapa: preparación de la mercancía para su distribución a las tiendas. Tras la verificación en la oficina de distribución, la mercancía y sus códigos de barras correspondientes se envían a uno de los tres operarios de etiquetado del almacén. Estos operarios, utilizando las notas de los gerentes en la base de datos Alphabet-Soft, abren las cajas y las dividen para enviar la cantidad exacta de mercancía a cada tienda. Además, colocan una etiqueta con código de barras en cada caja de zapatos.

Aplicar pegatinas a las cajas no es un trabajo fácil que requiere una habilidad y destreza especiales, ya que cada etiqueta es única y corresponde a un par de zapatos en particular de una determinada talla. El encolador no solo no puede confundir las etiquetas, sino que también debe pegarlas exactamente, sin superponer las pegatinas del fabricante y otras designaciones en la caja con un par de zapatos. Los encoladores ya experimentados hacen frente fácil y rápidamente a su tarea, y juntos pueden procesar hasta 8 mil pares por día. En febrero de 2013, los empleados de la oficina de la división establecieron un récord: procesaron 27 pares por semana.

Etapa cinco: distribución de las tiendas en la red. Las cajas rellenadas con zapatos ya marcados se envían a las cadenas de tiendas, pero queda un cierto stock de zapatos en el centro logístico: será fácil clasificarlo en la tienda tan pronto como se agote la talla requerida de un modelo en particular. Los empleados de la oficina controlan la situación con la ayuda de un informe especial del sistema Alphabet-Soft, que muestra dónde es necesario transferir zapatos del tamaño requerido. El informe en sí se compila todos los lunes de forma automática a petición del operador del departamento de ventas.

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El gerente de la tienda acepta la mercancía en el almacén interno y, mediante un sensor, lee códigos de barras y etiquetas únicas en las cajas con modelos pegados en cajas de zapatos. Además de los casos en que la tienda recibe mercancías, este tipo de inventario de almacén se realiza cada dos semanas, cuando el gerente de la tienda cede el turno a otro gerente. Fotos "Recepción de mercancías" y "Escaneo"

Hablando de inventario, las mercancías se escanean en el área de ventas 2 veces por semana y sus datos se envían al sistema Alphabet-Soft. Como resultado de escanear los escaparates, queda claro para los vendedores cuántos modelos, como resultado del ajetreo diario, no se exhibieron en el pasillo, y los ejecutivos de la empresa ven en qué tiendas trabajan los empleados más atentos y en qué porcentaje de llenado de los escaparates es deficiente.

Sexta etapa: la "vida" del producto en la zona de ventas. Una unidad de cada modelo, procedente del centro logístico, se coloca en la vitrina de la zona de ventas. Se le coloca una etiqueta de precio: además del código de barras y el precio, la etiqueta también indica el precio para los titulares de la tarjeta de fidelización, que es significativamente inferior al precio estándar. El resto se almacena en el almacén de la tienda: cada talla se saca a petición del vendedor por el empleado encargado de la reposición del producto.

Desde hace tres años, hay quioscos de información en todas las tiendas de la cadena Alphabet. Con su ayuda, los clientes no solo pueden seleccionar fácilmente un modelo de acuerdo con los parámetros que son importantes para ellos, sino también averiguar la disponibilidad del tamaño requerido de uno de los pares presentados en la vitrina. Para hacer esto, el comprador simplemente necesita escanear el código de barras en la etiqueta de precio, sosteniéndolo contra la ventana del quiosco de información.

El programa integrado en el quiosco de información mostrará en qué dimensiones se presenta en el almacén de la tienda el modelo que le gustó al cliente. Esto ahorra significativamente el tiempo del vendedor, que no tiene que buscar el tamaño en el almacén "a ciegas", y alivia al comprador de la dolorosa espera de la codiciada pareja en el pasillo.

Si el modelo del tamaño requerido no está en el almacén de esta tienda, el programa en el quiosco de información no solo mostrará qué tienda "Alfabeto" es, sino que incluso elaborará una lista de tiendas por distancia y emitirá un mapa con instrucciones detalladas sobre cómo llegar al punto de venta deseado.

Séptimo paso: compra del artículo. Si el cliente está interesado en el artículo en stock, el vendedor le ayudará a completar la compra a través del mismo quiosco de información. El programa requiere el ID de usuario del gerente que procesó la venta, el ID del empleado que recogió el artículo del almacén, el número de la tarjeta de descuento y la talla del par vendido. La información de la talla es crucial, ya que permite dar de baja el artículo inmediatamente del inventario de la tienda e indicar en el sistema Alfavit-Soft que se deben enviar pares de la misma talla a la tienda desde el centro logístico.

Como resultado de trabajar con el quiosco de información, el comprador recibe el número de compra y acude al cajero para pagar su compra con él. El vendedor, mientras tanto, puede ver su lugar en el ranking de todos los vendedores de la tienda. La calificación se compila en tiempo real y muestra qué lugar ocupa cada vendedor, cuánto vapor ha vendido y qué bonificación recibirá por el trabajo realizado.

Octavo paso: Análisis de ventas. Toda la información sobre el rendimiento de los vendedores de la cadena y el número de pares vendidos se recopila de los ordenadores de punto de venta de todas las tiendas, se introduce en el sistema Alfavit-Soft y se muestra en el chat corporativo. Cualquier gerente u otro empleado interesado puede mantenerse informado sobre el rendimiento de la empresa, independientemente de su ubicación. Para cada tienda, se muestran el plan de ventas mensual, el plan diario, el porcentaje de cumplimiento y el trabajo restante. Además, el chat corporativo muestra la clasificación diaria de todos los vendedores de Alfavit: los 15 mejores reciben una bonificación diaria de 500 rublos. Los gerentes de tienda no tendrán que perder tiempo identificando a los vendedores más activos, ya que el sistema lo hace automáticamente cada día.

Así, el sistema Alfavit-Soft enreda todos los procesos que tienen lugar en la empresa como una red, haciéndolos transparentes y permitiendo una rápida toma de decisiones. Habiendo invertido dinero en el trabajo de los programadores, la empresa "Alphabet" pudo ahorrar dinero asignando tiempo para que sus empleados trabajaran con clientes y bienes, y no con trozos de papel.