Qué y cuándo capacitar a los empleados

La capacitación adicional de los empleados es un tema relevante para cualquier hombre de negocios. Para no ahogarse en el mar de información sobre varios entrenamientos y cursos, el empleador necesita imaginar cómo se clasifica generalmente el entrenamiento y qué necesitan exactamente sus empleados.

Anya Pabst, Jefe de BEITRAINING.

BEITRAINING es una franquicia internacional y un socio estratégico certificado del sindicato de franquicias alemán y austriaco sobre el tema de "Educación Continua". Se especializa en capacitación y desarrollo profesional en el campo de la gestión, el comercio, el servicio al cliente y el crecimiento personal.

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La capacitación, la capacitación avanzada y el reciclaje son los tres tipos principales de capacitación de los empleados. El primero supone que el empleado necesita ciertas habilidades para comenzar a trabajar en un nuevo lugar de trabajo, por ejemplo, para dominar un programa de contabilidad de nueva generación. Se requiere capacitación adicional para que los empleados se mantengan al día con los tiempos en que la empresa está entrando en nuevos horizontes, y se requiere capacitación para aquellos que desean realizar una nueva capacidad si las habilidades previas no son suficientes.

Otra división divide la capacitación en vocacional y la capacitación en competencias sociales, las llamadas habilidades de las personas. Puede llevarse a cabo tanto en el sitio (capacitación en cursos fuera de la empresa, en otra sucursal o escuela especial) como en el sitio (en la propia empresa con la participación de un entrenador invitado o un mentor). "Como regla, la efectividad de la capacitación de las personas depende en gran medida de la motivación del empleado", dice Anya Pabst, directora de la sucursal de Moscú de la compañía internacional BEITRAINING. "Por lo tanto, dicha capacitación avanzada es puramente voluntaria, porque la aplicación de las habilidades adquiridas en la práctica depende de la participación del empleado en el proceso de capacitación".

Las habilidades de las personas son una amplia gama de temas. Particularmente desarrollado es el área responsable de las habilidades de comunicación con los clientes, tanto externos (clientes, socios) como internos (colegas, subordinados). Dichas habilidades están estrechamente relacionadas con el crecimiento profesional del empleado: la capacidad de realizar el conocimiento profesional depende en gran medida de las competencias sociales. Un ejemplo de tales capacitaciones es la capacitación en habilidades de comunicación telefónica, trabajo en equipo y delegación competente de autoridad, tecnología de ventas y comunicación con clientes difíciles.

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El segundo bloque extenso se relaciona con la autoorganización y las competencias personales: se trata de la gestión del tiempo y la capacidad de priorizar, las habilidades de presentación efectiva y comunicación empresarial, la capacidad de hablar en público, la fluidez en idiomas extranjeros y los fundamentos de la comunicación intercultural. En los últimos años, cada vez más personas se han dado cuenta de la importancia de la educación continua. El beneficio se determina puramente económicamente: con las mismas calificaciones, quien habla un idioma extranjero puede recibir un ascenso o un salario más alto de dos empleados.

De la motivación a la competencia.

A menudo surge la pregunta: ¿vale la pena enviar a los empleados a cursos fuera de la empresa, lo que significa incurrir en costos de efectivo y tiempo adicionales? Por otro lado, la capacitación en la oficina es la incapacidad de separarse de los asuntos actuales. Siempre habrá algo que distraiga a los trabajadores: una llamada urgente, una orden fallida, una reunión. Todo esto afectará negativamente el proceso de aprendizaje. Además, si entre los estudiantes hay empleados y gerentes comunes, superiores y subordinados, esto afectará el estado de ánimo dentro del grupo y distraerá el estudio. Pero la capacitación en un grupo mixto, donde el resto de los "estudiantes" son empleados equivalentes de otras empresas, cambiará por completo las reglas del juego.

Si el problema es con la elección del lugar donde se llevará a cabo la capacitación, y con la composición del grupo ya resuelta, es demasiado temprano para relajarse. "Los cursos más caros no serán útiles si el empleado no tiene la motivación para estudiar", dice Anya Pabst. Si los cursos se perciben como un deber o un capricho del empleador, habrá poco beneficio de ellos. Los expertos creen que la motivación de los empleados depende en gran medida de si gastan sus propios recursos en capacitación. La financiación se puede compartir entre el empleador y el empleado, e incluso si el empleado incurre solo en una pequeña parte de los costos, esto ya tiene un efecto positivo en su disposición a estudiar. La contribución también se puede expresar en forma no material, por ejemplo, cuando se pasan varios días de vacaciones en capacitación. El principio es simple: si siente que está sacrificando algo por el simple hecho de aprender, entonces intentará que sea lo más útil posible para usted.

La efectividad del entrenamiento también depende del momento adecuado. Cualquier empleado en el proceso pasa por ciertos ciclos de productividad. Los cursos de idiomas extranjeros no son apropiados para un principiante que acaba de ser contratado y todavía se está acostumbrando a un nuevo puesto. Si un empleado ha estado trabajando durante mucho tiempo y está en la cima de la productividad, no debe distraerse del trabajo. Si ha habido una disminución en sus actividades, tal vez ha llegado el momento de una pequeña sacudida. Y dado que los ciclos de productividad son individuales, es casi imposible elegir el momento perfecto que se adapte a todos los empleados.

Para elegir la capacitación efectiva adecuada para los empleados, tenga en cuenta el hecho de que cada persona percibe la información de manera diferente. Hay quienes perciben mejor el texto impreso y les encanta aprender de los libros. Otros necesitan una comunicación animada. Los audiovisuales dominan perfectamente el conocimiento adquirido a través de cursos en línea y capacitación interactiva, mientras que otros tipos de personalidades, por ejemplo, la cinestésica, se encontrarán con este método de capacitación con hostilidad.

La efectividad de la capacitación está determinada en gran medida por si las habilidades adquiridas se utilizan en el proceso de trabajo y si tienen un impacto positivo en las actividades de la empresa. Esto solo se puede ver con el tiempo, pero inmediatamente después de completar los cursos, vale la pena realizar una encuesta entre los empleados, ya sea oral o en forma de cuestionarios, y descubrir cómo ellos mismos evalúan la efectividad y la oportunidad de la capacitación (es mejor si la encuesta es anónima).

Finalmente, recuerde que gastar dinero en capacitar a los empleados es cuando es necesario, y los beneficios estimados pueden calcularse económicamente. De lo contrario, puede suceder que haya elevado a los empleados para alegría de los competidores.