Negociaciones efectivas con el proveedor.

No es necesario ser un orador experto para negociar por sí mismo condiciones particularmente favorables para el suministro de bienes, obtener un descuento tangible u obtener otras concesiones agradables. Vladimir Fokin, abogado con 15 años de experiencia y socio gerente del bufete de abogados Fokin and Partners, explica cómo negociar con un proveedor sin el don de un diplomático.

Pequeño pero interesante A pesar de que los proveedores prefieren trabajar con grandes empresas, las pequeñas empresas tienen sus propias ventajas. Y es sobre ellos que vale la pena prestar atención a un socio potencial durante las negociaciones. Una de estas ventajas es la estabilidad: durante la crisis, las empresas mayoristas no sobreviven principalmente a expensas de los grandes clientes, que comienzan a recortar los presupuestos en tiempos difíciles, sino a expensas de las pequeñas tiendas que tienen compras estables, aunque no pendientes. La confiabilidad es costosa, así que convenza al proveedor de que puede proporcionarla. El propietario de la única tienda en el pueblo en este sentido tiene un tiempo más fácil, porque sus zapatos siempre se comprarán y bajo cualquier condición económica. ¿Pero cuáles son las ventajas competitivas de las tiendas que compiten con muchas otras similares en la ciudad? Un lugar dinámico, una base impresionante de clientes habituales, una larga historia, pedidos especiales de empresas de la ciudad: esto, así como un enfoque original para atraer clientes, pueden crear la imagen de un socio valioso y confiable a los ojos del proveedor. Acuerde que la frase "tenemos una tienda de zapatos" no suena tan atractiva para el proveedor como la frase "tenemos una tienda de zapatos en la que los clientes reciben una consulta de estilo gratuita todas las semanas".
Para no ser infundado, lleve consigo una parte del plan de negocios que refleje las ventajas competitivas de la tienda, ya sea en un entorno favorable, los detalles del surtido o el programa de fidelización.

Si la prioridad del proveedor aún no es la confiabilidad de la tienda, sino el volumen de pedidos, puede optar por el otro lado. Las compras colectivas se han vuelto muy populares recientemente, cuando varios propietarios de pequeñas tiendas de diferentes ciudades se unen temporalmente para hacer un pedido al proveedor con un buen descuento. En este caso, es deseable que el proveedor haya visto solo un empresario, por lo que se puede realizar una transacción similar de la siguiente manera. Se establece un acuerdo de comisión entre el empresario seleccionado y el resto de los participantes de la adquisición, según el cual este empresario (agente de la comisión) se compromete, en nombre de otras empresas (comités), a completar la transacción en su propio nombre, pero a expensas del director. Los comités participantes le transfieren fondos por adelantado y, a cambio, reciben bienes que les pertenecen y no al empresario que los representa. A gran escala, tales compras colectivas se llevan a cabo a través de una entidad legal intermediaria especialmente creada, que actúa como operador por una tarifa simbólica, sin la cual no se puede celebrar un acuerdo de comisión. La organización de una compañía de compras separada también puede ser dictada por consideraciones de seguridad fiscal.

Buena oferta

El arte de la negociación es interesar a la otra parte y ofrecer, a cambio de beneficios materiales, algo que no tiene un valor particular para usted o que no es difícil de implementar. Por ejemplo, puede decirle a un socio que desea firmar un contrato con él durante 5 años y convertirlo en el proveedor general de su tienda. Esta redacción no cambia el significado de la transacción para el dueño de la tienda y no le cuesta nada, pero para el proveedor parece una bendición. Puede aplicar otro truco psicológico, por mencionar largos períodos y grandes cantidades. El hecho es que un empleado común piensa dentro de uno, un máximo de tres a cuatro meses, y la cantidad que la cooperación con su tienda puede aportar a la empresa durante cinco años sonará mucho más impresionante que la cantidad durante un mes o seis meses, incluso si el precio del problema sigue siendo sin cambios.

Otro secreto de negociaciones exitosas: las condiciones difíciles y los requisitos difíciles de la contraparte pueden debilitarse por el intercambio. Por ejemplo, en respuesta a una demanda de prepago completo, intente ofrecer un sistema de pago parcial, pero a cambio de este alivio, prometa al proveedor un estante de la compañía en la tienda, una promoción activa por parte de los vendedores de sus productos u otro bien que no sea demasiado difícil de implementar. Sin embargo, recuerde: sin importar las condiciones favorables que esté listo para ofrecer al proveedor, en ningún caso se lo informe a todos de una vez. Es mejor guardarlos hasta el momento de la oferta, cuando para cada bien para el proveedor sea posible obtener una condición favorable para usted.

El principio de Tom Sawyer, que organizó una competencia completa a partir de una lección poco atractiva, puede aconsejar a las compañías que aún no pueden ofrecer algo único debido a su existencia reciente. Este "principio de recogida" funciona especialmente bien con los gerentes masculinos que tienen un espíritu competitivo en la sangre. En particular, puede decirle a la contraparte que tiene un enfoque muy serio con respecto a los proveedores, y en este momento elige solo 5 empresas de un gran número de fabricantes con las que trabajará en el futuro. La frase que suena parece implicar que los cinco seleccionados recibirán condiciones especiales, lo que significa que la contraparte no lo dejará desatendido.

Al intercambiar productos por condiciones favorables para usted, no pierda de vista los puntos principales: por ejemplo, debe insistir en el mecanismo de adquisición para las solicitudes y aceptar que no debe ser presionado por los plazos. Con un deseo especial, puede obtener otras concesiones. Por ejemplo, tales:

· Descuento: no dude en preguntar qué descuento máximo puede obtener si cumple con los diversos requisitos del proveedor. No es necesario cumplir con todas las condiciones anteriores, porque siempre puede ofrecer algo no menos interesante para su pareja y beneficioso para usted. El tamaño de los descuentos puede alcanzar el 50%, sin embargo, dicho descuento generalmente se obtiene para grandes volúmenes o contratos a largo plazo (a partir de 3 años).

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· Aplazamiento del pago: es difícil para una tienda pequeña trabajar bajo un contrato de suministro, por lo tanto, es aconsejable acordar un acuerdo de comisión en el que los bienes, junto con los riesgos asociados, no pertenezcan realmente al vendedor. Si el proveedor no acepta trabajar bajo el acuerdo de comisión (aunque también es beneficioso para él desde el punto de vista contable), acuerde al menos un pago diferido de 2 meses, e idealmente, uno que le permita pagar los bienes de los ingresos reales.

• Procedimiento de devolución o cambio de productos no vendidos: Tras obtener el consentimiento del proveedor para formalizar un contrato de comisión, debe garantizar el derecho a devolver los productos no vendidos. Sin embargo, si el proveedor se niega a cumplir con esta condición, puede acordar el cambio de los productos no vendidos por otros. Un mecanismo similar puede incluirse en el contrato de suministro; no obstante, en este caso, una cláusula aparte debe especificar el momento de la transferencia de la propiedad del proveedor al comprador, por ejemplo, tras el pago de los productos, lo cual resulta especialmente beneficioso si se obtiene un plazo de gracia hasta el inicio de la temporada de rebajas. (Para obtener más información sobre cómo ofrecer condiciones favorables al propietario de la tienda en el contrato con el proveedor, consulte el artículo «Trasladando los riesgos al proveedor», publicado en Shoes Report n.º 107).

· Materiales promocionales: esta es una adición opcional pero agradable a cualquier transacción, que sería bueno obtener de forma gratuita, al menos en forma de videos o pósters. Sin embargo, en el caso ideal, siempre puede esforzarse por asegurarse de que los proveedores proporcionen a la tienda cucharas de marca, banquetes u otras cosas útiles. Si el proveedor no acepta ayudarlo a promocionar sus productos de forma gratuita, puede intentar "intercambiar" materiales publicitarios por promociones u otros beneficios, o al menos acordar un descuento sustancial.

Apariencias y contraseñas

La práctica legal muestra que, como resultado de las negociaciones, puede entrar en situaciones que no prometen nada bueno al dueño de la tienda. Para protegerse del fraude o el riesgo, siga reglas de seguridad simples. Antes de comenzar las negociaciones, solicite cortésmente a la contraparte un poder notarial u otro documento que certifique el derecho de este empleado en particular a negociar en nombre de la empresa. Sucede que las negociaciones las lleva a cabo una persona que legalmente no tiene derecho a negociar condiciones especiales con los clientes, y esto último, como resultado, se convierte en problemas. Además, haga todo lo posible para salvarse del interés excesivo de la inspección fiscal en el futuro: se le proporcionará si se encuentra como socio de una empresa de un día o una empresa que se ha visto involucrada en cobrar fondos. Tenga especial cuidado con las empresas que actúan como intermediarios de una empresa rusa, y a menudo extranjera, en las negociaciones y ofrecen detalles de una empresa desconocida. Las medidas de precaución en este caso son las siguientes: recopilar en una carpeta separada todos los documentos sobre el intermediario y el proveedor en sí, que aún debe conocer en persona. Si es posible, solicite a la compañía una copia del certificado de registro, TIN, PSRN, una copia de la carta, una copia de la orden sobre el nombramiento del director general. También almacene en la carpeta de la tarjeta de presentación las personas con las que negoció, los contactos, las direcciones de las reuniones e incluso los recibos de las cenas de negocios. Si las negociaciones tienen lugar en otra ciudad, organice un viaje de negocios en la contabilidad, ahorrando boletos, reservas de hotel y compilando un informe de viaje de negocios. Si el contacto con el proveedor tuvo lugar en la exposición, asegúrese de mencionarlo en el informe sobre la visita a la exposición y tomar algunas fotos del stand de la compañía. A primera vista, parece que estas precauciones son solo paranoicas, pero no serán redundantes si el impuesto llega a usted con un cheque en el caso de "arbustos" de empresas de un día. Los organismos encargados de hacer cumplir la ley tienen un sesgo acusador de pensar: "si acudimos a usted, significa que usted ya tiene la culpa". A menudo resulta que un papá con un expediente completo sobre el proveedor enfría seriamente el ardor y reduce el interés malsano de quienes inspeccionan a un socio honesto.

En las grandes empresas, la práctica de regular la verificación y la celebración de contratos civiles es generalizada. Tal regulación también sería útil para cualquier emprendedor, sin embargo, es importante que un abogado la redacte, ya que simplemente no hay documentos de alta calidad de este tipo en el dominio público. El significado de la regulación es legalizar el requisito para que el proveedor presente documentos: si el socio se niega a mostrar la carta o emitir una copia del decreto sobre el nombramiento del director general, el contrato simplemente no se concluye, y por una razón justificada.

Al momento de firmar el contrato, observe otras precauciones: verifique los textos de los contratos con anticipación; no firme nada sin antes aprender; verificar los dos o tres textos del contrato para la identidad; enjuague cada acuerdo con un sello de papel y selle o firme en cada página a la que pertenece el acuerdo. Todas estas recomendaciones se deben a una triste realidad, porque a veces sucede que las copias de los contratos son diferentes y el comprador pierde su copia rentable del contrato. O para que antes de las negociaciones, una versión anterior que no sea favorable para el vendedor se imprima por error. En estos casos, debe confiar únicamente en la integridad del proveedor, pero siempre es mejor cuando la letra de la ley respalda la fe en la honestidad.