"Hacemos paja": cómo transferir riesgos al proveedor

Las cajas con el lote ya pagado de un socio se incendiaron junto con el almacén de la empresa de transporte, otro proveedor envió un lote de zapatillas en lugar de las botas de otoño de moda y, mientras tanto, la tienda está asediada por clientes enojados con zapatos defectuosos listos. Algo como esto debe parecer la pesadilla de un zapatero. Y para que este sueño nunca se haga realidad, puede asegurarse incluso en la etapa de celebración de un contrato. Vladimir Fokin, socio gerente de Fokin & Partners Law Firm, habla sobre cómo transferir riesgos a un proveedor.

Donación de prestigio

No solo el minorista se enfrenta a riesgos comerciales, sino también el mayorista. Sin embargo, en las ventas al por menor, estos riesgos son mucho mayores, ya que aquí el vendedor se enfrenta al participante más protegido legalmente en el proceso comercial, el comprador. La ley de protección al consumidor no solo brinda al comprador una protección suficiente de los intereses, sino que también permite que un consumidor poco ético ponga al vendedor en desventaja. Todo el mundo conoce casos de devolución irrazonable de cosas usadas, y la comunidad de vendedores está repleta de historias de "compradores troll" que se divierten entregando regularmente pares de zapatos generalmente adecuados a la tienda con varios pretextos. Uno de los trucos frescos de este tipo de compradores deshonestos es venir a la tienda con botas o zapatos del mismo modelo que se venden en la tienda, y durante el proceso de ajuste, cambiarse de par, saliendo en una cosa nueva. Sin embargo, estos son casos fuera de lo común, y la mayoría de las veces los vendedores se ocupan de reclamos bien fundados de compradores por productos defectuosos. E incluso si el vendedor no tiene la culpa del matrimonio, es él quien tiene que ser responsable de la supervisión del fabricante y asumir el costo de reembolsar los fondos. Así, asumiendo todos los riesgos y costes, el vendedor se convierte en una especie de colchón entre el fabricante y el comprador.

Sin embargo, el vendedor tiene varias oportunidades para abandonar el papel del llamado "donante de responsabilidad" y compartir los riesgos con el fabricante. La primera oportunidad es celebrar un contrato que legalmente le permita transferir algunos de los riesgos al proveedor. La segunda opción es reembolsar al fabricante los costos del producto defectuoso. Sin embargo, los vendedores recurren a esta opción muy raramente por varias razones: documentos ejecutados incorrectamente para la compra de bienes (falta de contrato y la presencia de solo una factura, hoja de ruta o factura), lo que obliga a los participantes en la transacción a regular sus relaciones para el Código Civil que es insuficiente para este caso el codigo bajo costo de productos defectuosos y al mismo tiempo alto costo de costos legales, lo que a menudo hace que la queja sea desventajosa para el vendedor; finalmente, la falta de voluntad elemental del vendedor para estropear las relaciones con el proveedor, lo cual es de gran importancia para él.

Cualquiera sea la razón, recuperar los costos del fabricante es un paso serio que no debe hacerse sin un cálculo cuidadoso de los costos y beneficios. Este error de cálculo a menudo muestra que tiene sentido ponerse en contacto con el fabricante para obtener un reembolso de los productos defectuosos solo cuando todo el lote o al menos un número significativo de pares de zapatos ha resultado ser defectuoso. En otros casos, este método de transferencia de riesgos sin un contrato válido es la opción "más costosa para usted". Una forma mucho más razonable de ahorrarse el desperdicio de dinero y nervios es ponerse de acuerdo con el proveedor en tierra: discutir las condiciones para devolver los productos y, lo mejor de todo, redactar un contrato de entrega. Es cierto que es poco probable que esta opción se adapte a las pequeñas empresas que no son de particular interés para el proveedor. Las negociaciones hábiles, por supuesto, a veces hacen maravillas, pero nadie ha cancelado la libertad de contrato, y apenas es posible obligar a un socio a concluir un contrato en contra de su voluntad.

Sepa donde caer

La principal ventaja del contrato es que le permite acordar de antemano sobre todo sobre lo que tendría que discutir. Desafortunadamente, el Código Civil regula solo los aspectos más clave del emprendimiento, por lo que no será posible prever todos los riesgos, confiando solo en sus normas. En cualquier transacción seria, se hace necesario celebrar un contrato detallado.

El tipo de contrato depende no solo de la capacidad de transferir los riesgos de los bienes defectuosos al proveedor, sino también de la capacidad de devolver saldos no vendidos. Esto último es bastante realista si se llega a un acuerdo de comisión entre las empresas, en el que los bienes no se convierten en propiedad del vendedor, sino que se llevan a la venta. En este caso, los productos restantes se pueden devolver al proveedor después de la venta. Sin embargo, un contrato de suministro puede prever el riesgo de residuos. Se puede recomendar celebrar un contrato marco de suministro por un período de uno o dos años. El plazo del contrato puede ser más corto, pero necesariamente debe permitirle verificar la calidad de los bienes y cubrir el período de la venta planificada de los bienes. Resulta que en la venta de zapatos la validez del acuerdo de suministro no debe ser inferior a seis meses.

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Además de las cláusulas sobre el tema del contrato, las condiciones generales de entrega y otros elementos estándar, el contrato establece condiciones que permiten compartir riesgos con el proveedor. Por ejemplo, fija el procedimiento para la aceptación de bienes y su entrega en casos de deficiencias fijas. En general, el contrato de suministro debe contener todos los elementos que se describen a continuación.

Objeto del contrato: en nuestro caso se trata del suministro de calzado de un determinado artículo.

Método de realización del pedido: Además de la cantidad total del producto y el precio, se debe especificar el mecanismo de realización del pedido. Por ejemplo, el comprador envía una solicitud al proveedor para su aprobación y, una vez aprobada, el proveedor emite una factura. Alternativamente, el proveedor informa al comprador de la cantidad disponible y el comprador realiza el pedido. Esta sección debe incluir el plazo para cada etapa del pedido y el procedimiento a seguir si el pedido no puede confirmarse total o parcialmente. ¿Qué debe hacer el comprador si el proveedor solo tiene 6 de los 10 tipos de zapatos que necesita? ¿Puede cancelar el acuerdo y buscar el artículo deseado en otras empresas? Todo esto debe discutirse con el proveedor con anticipación y describirse con tanto detalle que cualquier gerente pueda comprender sus acciones con solo leer el contrato.

Método de interacción entre las partes: Esta cláusula debe describir el procedimiento de comunicación entre las partes, especificando los cargos de las personas responsables de la correspondencia e información de contacto precisa. La comunicación por fax o correo postal ruso es actualmente impopular, ya que desde hace tiempo se utiliza el correo electrónico. El contrato debe incluir no solo números de teléfono, sino también direcciones de correo electrónico específicas para que el cliente pueda demostrar, si fuera necesario, que la correspondencia se produjo realmente. No tiene sentido enumerar los nombres de los gerentes, ya que el personal cambia, pero es recomendable especificar los cargos de quienes gestionan la correspondencia en el contrato.

Método de entrega: recogida en tienda, entrega en almacén, entrega en almacén de terceros o transferencia a un transportista (especialmente relevante en las regiones): se debe especificar una u otra opción en el contrato. Si las partes de la transacción utilizan un transportista, se debe especificar su nombre y acordar cómo se notificarán mutuamente la transferencia de la mercancía. También conviene prever la transferencia de la propiedad en caso de pérdida accidental de la mercancía, como por ejemplo, su pérdida en un incendio en el almacén del transportista. Generalmente, el comprador asume el riesgo de pérdida accidental al momento de la transferencia de la mercancía al comprador o al transportista. Sin embargo, se pueden acordar otras condiciones en el contrato con el proveedor, como una que estipule que, independientemente del método de entrega, la propiedad se transfiere al momento de la recepción de la mercancía en el almacén del comprador. Esta condición resulta desventajosa para el vendedor y, por lo tanto, debe negociarse.

Procedimiento de aceptación del producto para control de calidad: Esta sección debe especificar, ante todo, cómo se aceptará el producto. A veces, esto se realiza en el punto de entrega, mediante documentación, o incluso de forma automática. En el caso de envíos grandes que se aceptan mediante documentación y donde no es posible contar manualmente la mercancía embalada, el riesgo de faltantes debe especificarse en el contrato. Las empresas deben acordar en el contrato su actuación en situaciones en las que se abre una caja antes de su envío al punto de venta y se descubre un defecto en el producto o una discrepancia en el número de pieza, el color u otras características. Generalmente se establece el siguiente mecanismo: se convoca a un representante del proveedor y, en presencia de este y al menos tres personas del comprador, se elabora un informe con fotografías. Este enfoque resulta conveniente para todas las partes, ya que no tendrán que preocuparse por posibles robos por parte de empleados de alguna de las partes, que podrían quedar impunes.

Política de devoluciones : Si negocia eficazmente con el proveedor, podrá devolver no solo productos con defectos documentados, sino también existencias no vendidas. Esto último, por supuesto, resulta más conveniente mediante un acuerdo de comisión que con un contrato de suministro, pero si se trata de un lote grande de productos a buen precio y con alta rotación, el vendedor podría insistir en la devolución de las existencias no vendidas incluso con un contrato de suministro. En este caso, el departamento de contabilidad del comprador deberá tener cuidado de no incurrir en impuestos innecesarios ni procesar la devolución como una venta inversa, y el vendedor deberá consultar con un abogado para redactar correctamente esta cláusula en el contrato. En cuanto a los productos devueltos por defectos, el contrato debe estipular una devolución incondicional en caso de reclamación de calidad por parte del comprador, y se debe acordar una lista de documentos justificativos (datos del pasaporte del comprador, recibo, etc.). Esto es necesario para garantizar que el proveedor mayorista esté tratando con una reclamación de calidad y no con la devolución de existencias no vendidas.

No está de más proporcionar en el contrato ese caso cuando el proveedor no responde al reclamo del comprador. Por lo general, la redacción está escrita en el contrato con el siguiente significado: el comprador envía un reclamo al proveedor, y si el proveedor no responde al reclamo dentro de los 5 días, el comprador va a la corte. Sin embargo, tal ultimátum es ineficaz, porque el comprador tendrá que demandar, lo cual es bastante costoso. Puede hacerlo más complicado y escribir en el contrato una condición según la cual la ausencia de una objeción al reclamo del comprador por la calidad o cantidad de bienes dentro de los 5 días significa que el proveedor acepta el reclamo. Tal vez los abogados del proveedor omitan esta línea y, en el futuro, tal redacción pueda servir al comprador un buen servicio.

Para cada uno de los elementos enumerados del contrato se debe acordar lo más detallado posible, teniendo en cuenta los riesgos. La discusión de los riesgos no le costará ni un centavo a las partes, pero en el futuro no tendrán que discutir y gastar miles de rublos y muchas horas de su tiempo para resolver sus diferencias.